Ehrenamtliche Fahrer*innen: Finden und fördern

Wie viele Fahrer*innen brauche ich für einen Fahrdienst?

Anhand der bisherigen Erfahrungen mit bürgerschaftlichen Verkehrsangeboten sollte man davon ausgehen, dass die meisten Aktiven 1-2 Einsätze pro Monat absolvieren können. Das ist natürlich ein Mittelwert – manche übernehmen gern jede Woche einen Dienst, andere können dafür seltener.

Damit können Sie den Personalbedarf überschlägig errechnen: Wenn der Verkehr von Montag bis Freitag stattfinden soll, werden 10-20 Fahrer*innen benötigt (1 Monat hat ca. 20 Arbeitstage).

Was ein Einsatz ist, hängt auch von der Art des Verkehrs ab. Bei einem Bürgerbus wird oft mit Halbtagesschichten (4-5 Stunden Lenkzeit) gearbeitet. Bei Bürgerrufautos und Fahrdiensten gibt es auch längere Einsätze, dann muss allerdings für ausreichende Pausen innerhalb der Dienstzeit gesorgt sein.

Für flexible Verkehre werden außerdem Personen gebraucht, die die telefonische Auftragsannahme und Tourenplanung übernehmen. Diese kommen zu den genannten Werten noch hinzu. Erfahren Sie zum Thema Telefondienst mehr unter „Planung und Organisation“.

Bei Ihrer Planung sollten Sie so arbeiten, dass Sie auf der sicheren Seite bleiben, denn der Betrieb muss weiterlaufen, auch wenn einmal die Personaldecke dünner wird. Die Bereitschaft zum Mitmachen ist zu Beginn eines Projekts möglicherweise höher als nach einigen Jahren. Planen Sie daher auch eine Reserve für Urlaub, Krankheit usw. ein.

Wie gewinne ich Mitwirkende?

Die Frage danach, wie neue Mitglieder für das Ehrenamt gewonnen werden können, stellt sich aus verschiedenen Gründen: Berufsbiografien und Arbeitszeiten flexibilisieren sich zunehmend, langfristiges Ehrenamt als „Berufung“ ist nicht mehr selbstverständlich und Arbeitsmarktkonkurrenz, Doppelbelastung durch Beruf und Familie sowie längere Lebensarbeitszeit konkurrieren um die zeitlichen Ressourcen für das Ehrenamt. Insbesondere ehrenamtliche Fahrdienste, bei denen sich aktuell überwiegend Männer im Rentenalter als Fahrer engagieren, stehen vor der Herausforderung, wie neue Fahrer*innen gewonnen werden können. Aus diesem Grund finden Sie ein paar praktische Ansätze für die Nachwuchsgewinnung.

Niedrigschwellige Ein- und Ausstiegsmöglichkeiten

Nachwuchs für das Ehrenamt kann heutzutage oft besser gewonnen werden, wenn das Ehrenamt möglichst niedrigschwellig ist, also bspw. kein Vereinsbeitritt notwendig ist und die strukturelle und langfristige Bindung damit wegfallen.

Sowohl ältere als auch jüngere ehrenamtliche Fahrer*innen und Organisator*innen sind im privaten und ggf. noch beruflichen Leben oft stark eingebunden und viele engagieren sich daher gerne zeitlich fest beschränkt (bspw. an einem festen Tag in der Woche). Viele Ehrenamtliche möchten zudem keine organisatorische Verantwortung, welche über ihre reine Fahrtätigkeit hinausgeht, übernehmen, da dies womöglich in Widerspruch mit der zeitlichen Begrenzung stehen würde.

Im Berufsleben wird oft Flexibilität verlangt und auch die ältere Generation will ihre mit dem Renteneintritt gewonnene Freizeit individuell gestalten – neben Hobbys, Reisen und der Betreuung der Enkelkinder muss für das Ehrenamt noch eine „Lücke“ gefunden werden. Daher empfiehlt es sich, auch das Ehrenamt flexibel zu gestalten und soweit wie möglich an die Bedürfnisse der Ehrenamtlichen anzupassen, bspw. durch:

  • Eine Probezeit, in der die Ehrenamtlichen sich entscheiden können, ob sie das Ehrenamt längerfristig ausführen möchten. Dabei können sie positive praktische Erfahrungen während der Probephase sammeln und das Interesse an einer längerfristigen Ausübung des Ehrenamtes stärken.
  • Projektförmige Organisation, d. h., dass der Verein kürzere zeitliche Abschnitte der Tätigkeit anbietet.
  • Regelmäßige Abstimmung von Dienstplänen (z. B. monatlich), um z.B. auf Urlaube oder zwischenzeitlich auftretende Termine besser eingehen zu können.
  • Eine Vertretungsregelung (z. B. durch Reservefahrer*innen aus der Verwaltung), damit sich die Ehrenamtlichen bspw. im Falle einer Krankheit nicht verpflichtet fühlen, trotzdem zu fahren.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Möglichkeiten für Engagement, die Mehrwerte für die Gemeinschaft und die Vorteile für die Engagierten können von Vereinen oder Ehrenamtsorganisationen auf verschiedenen Wegen (z. B. Veranstaltungen, Flyer, Plakate, Webseiten, Zusammenarbeit mit Schulen/Berufsschulen/Universitäten oder örtlich ansässigen Unternehmen) öffentlich beworben werden.

Die Stadt oder Kommune sollte die Werbemaßnahmen organisatorisch und finanziell unterstützen. Gerade jüngere Menschen, die bislang noch keinen Kontakt zum Ehrenamt hatten, können so besser erreicht werden. Mehr dazu, wie die Kommune bürgerschaftliches Engagement fördern kann, können Sie hier nachlesen.

Weiterqualifizierung

Weitere Anreize für die Aufnahme eines Ehrenamtes (insbesondere für noch Erwerbstätige) sind der Kompetenzerwerb und die Qualifizierungen. Durch den Umgang mit oft hilfsbedürftigen Menschen eignen sich die Ehrenamtlichen soziale Kompetenzen an. Diese können als berufliche Qualifikation bescheinigt werden (bspw. durch den Engagementnachweise Baden-Württemberg). Auch das Wissen durch Weiterbildungsangebote wie z. B. Fahrsicherheitstrainings oder Erste-Hilfe-Kurse können sowohl im privaten als auch beruflichen Kontext genutzt werden.

Anerkennungskultur

Eine Wertschätzungs- und Anerkennungskultur ist essentiell für die ehrenamtliche Tätigkeit. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, dies auszudrücken. Gerne wird zu Ehren der Freiwilligen ein kleines Fest veranstaltet oder sie erhalten Essensgutscheine. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, den Ehrenamtlichen eine wertschätzende Geste zu zeigen.

Eine finanzielle Aufwandsentschädigung kommt vor allem denen entgegen, die ein geringes Einkommen haben und kann einen Anreiz für die Ausübung eines Ehrenamtes darstellen. Ob es sich anbietet eine Aufwandsentschädigung zu zahlen oder nicht und unter welchen Rahmenbedingungen, können Sie hier nachlesen.

Welche Anforderungen werden an die Ehrenamtlichen gestellt? Ist eine Qualifizierung der Ehrenamtlichen notwendig?

Eine spezielle Qualifizierung für ehrenamtliches Fahrpersonal ist nicht vorgesehen. Bei den bereits bestehenden Fahrdiensten gibt es für die ehrenamtlichen Fahrer*innen unterschiedliche Angebote: von Seminaren über Verkehrssicherheit und Erste-Hilfe-Kurse bis hin zum Fahrtraining. Welche und ob überhaupt Angebote gemacht werden, entscheidet der Träger des Fahrdienstes gemeinsam mit den Ehrenamtlichen. Eine gewisse Einweisung ist jedoch von Seiten des Betreibers wichtig.

Genehmigungspflichtige Verkehre

Bei Bürgerbussen im ÖPNV muss allerdings ein Personenbeförderungsschein (ein sogenannter P-Schein) vorliegen, wie er für Fahrer in § 48 FeV vorgesehen ist. Werden Fahrten durchgeführt ohne die entsprechenden Erlaubnisse, droht ein Bußgeld in Höhe von 75 EUR sowie ein Punkt nach dem Fahreignungs-Bewertungssystem.

Genehmigungsfreie Verkehre

Bei genehmigungsfreien Verkehren ist dies nicht vorgeschrieben. Eine Überprüfung der Fahrtüchtigkeit wird jedoch empfohlen.

Welche Anforderungen werden an die regionalen und kommunalen Kümmerinnen und Kümmerer gestellt?

Die Aufgaben einer Kümmerin/eines Kümmerers sind vielfältig gestreut. Sie gehen von der Verkehrs- über die Finanz- und Personalplanung bis hin zu Beratungs-, Kommunikations- und Netzwerkarbeit. Häufig wissen die Kümmerinnen und Kümmerer zu Beginn eines Projektes nicht bis ins Detail, welche Funktionen auf sie zukommen. Zudem spielen die individuellen Gegebenheiten vor Ort (wie Zusammenarbeit mit der Kommune, vorhandene Vereinsstruktur, Infrastruktur, etc.) eine tragende Rolle für das konkrete Anforderungsprofil der Kümmerin/des Kümmerers. Die Aufgabenbereiche ähneln sich jedoch und im Wesentlichen werden folgende Tätigkeitsfelder regelmäßig identifiziert;

  • Kommunikations- und Netzwerkarbeit (Öffentlichkeitsarbeit, Absprachen mit relevanten Akteuren wie Verkehrsverbund und Landratsamt, etc.)
  • Konzeptentwicklung und Verkehrsplanung (Planung der Route, Installation eines Fahrpreissystems, etc.)
  • Finanzplanung (Buchhaltung, Mittelbeschaffung, etc.)
  • Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen (Gewinnung von Ehrenamtlichen, Einsatzplanung, etc.)
  • Wissensarbeit (Einarbeitung in Fachwissen, Transferleistung, etc.)
  • Tätigkeiten im laufenden Betrieb (Organisation der Reinigung und Wartung des Fahrzeuges sowie der Versicherung des Fahrzeuges und der Ehrenamtlichen, etc.)
  • Für ehrenamtliche Kümmerinnen/Kümmerer: Vereinstätigkeiten.

Des Weiteren zeichnen sich Kümmerinnen/Kümmerer durch folgende persönliche, methodische und soziale Kompetenzen („Soft Skills“) sowie Eigenschaften aus:

  • Motivation und Eigeninitiative
  • Neugier und Engagement
  • Belastbarkeit und Stressresistenz
  • Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Kommunikationsfähigkeit, Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
  • Empathie und Netzwerken
  • Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise sowie analytische Fähigkeiten

Ausführliche Informationen zum Anforderungsprofil von Kümmerinnen und Kümmerern und deren Arbeitsumfeld erhalten Sie in unserem Fact Sheet.

Brauchen Fahrer*innen einen Personenbeförderungsschein? Und wie bekommen sie diesen?

Ehrenamtliche Fahrer*innen brauchen nur dann einen Führerschein zur Fahrgastbeförderung („Personenbeförderungsschein“ kurz P-Schein), wenn ein Bürgerbus mit einer Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG) verkehren soll. (siehe „Rechtliche Grundlagen“, Frage 2 und Kapitel 4 im Leitfaden)

Auch mit dem Personenbeförderungsschein dürfen maximal acht Personen plus Fahrer befördert werden. Zudem darf mit dem Führerschein Klasse B nur ein Fahrzeug bis maximal 3,5 Tonnen zulässiges Gesamtgewicht gefahren werden.

Eine Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung laut § 48 der FeV (Fahrerlaubnis-Verordnung) kann man nur beantragen, wenn man mindestens 21 Jahre alt ist und man seit zwei Jahren den Führerschein besitzt.

Der Personenbeförderungsschein wird bei der örtlichen Führerscheinstelle beantragt. Hierfür müssen verschiedene Dinge beachtet und mitgebracht werden

  • Antragsformular (erhält man bei der örtlichen Führerscheinstelle bzw. beim Straßenverkehrsamt der Stadt)
  • Personalausweis
  • Führerschein
  • Ärztliches Gutachten eines Amtsarztes oder Gesundheitsamt (beinhaltet einen Stresstest, einen Reaktionstest sowie einen Wahrnehmungstes)
  • Gutachten eines Augenarztes
  • Polizeiliches Führungszeugnis (erhält man beim Bürgeramt)
  • Auszug aus dem Punkteregister in Flensburg (Man darf nicht mehr als 10 Punkte haben. Den Auszug kann man beim Verkehrszentralregister per Post beantragen. Formular dazu finden Sie auf der Internetseite des Verkehrszentralregister)
  • Bescheinigung über die körperliche und psychische Eignung

Beispielhafte Kostenzusammensetzung:

  • 43 € Bearbeitungsgebühr
  • ärztliches und augenärztliches Gutachten mit ca. 160 €
  • Gebühr für das Führungszeugnis mit ca. 13 €

Zudem werden nur Führerscheine im EU-Kartenformat akzeptiert. Die alten rosa Führerscheine im Papierformat müssen daher bei der Beantragung des Personenbeförderungsscheins ersetzt werden, was zu einem Mehraufwand bei der Beantragung führt.

Kann ich den Ehrenamtlichen eine Aufwandsentschädigung zahlen?

Eine Aufwandsentschädigung ist eine Entschädigung für Zeitaufwand und kann grundsätzlich als Übungsleiterpauschale oder als Ehrenamtspauschale gezahlt werden.

In beiden Fällen gibt es Freibeträge, so dass keine Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht besteht:

  • Übungsleiterpauschale in Höhe von 2.400 € nach § 3 Nr. 26 EStG
  • Ehrenamtspauschale in Höhe von 720 € gem. § 3 Nr. 26a EstG), so dass keine Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht besteht.

Für die ehrenamtliche Tätigkeit als Fahrer*in oder Organisator*in eines Gemeinschaftsverkehres kommt die Ehrenamtspauschale in Betracht.

Voraussetzungen zur Inanspruchnahme der Ehrenamtspauschale sind:

  • Die Tätigkeit dient der Förderung von gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken und
  • die Tätigkeit wird nebenberuflich ausgeübt, Sie beansprucht also nicht mehr als ein Drittel der Zeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs.

Sollen Vorstandsmitglieder eine Aufwandsentschädigung erhalten, muss dies in der Vereinssatzung festgehalten werden.

Neben der Aufwandsentschädigung gibt es auch noch den Aufwands- und Auslagenersatz. Hier handelt es sich um die Erstattung von Auslagen bzw. Ausgaben (z.B. Fahrtkosten, Büromaterial usw.). Diese (zusätzliche) Erstattung von tatsächlich entstandenen Sachkosten, die durch Belege nachgewiesen werden müssen, ist steuerfrei.

Sollte ich eine Aufwandsentschädigung zahlen?

Wenn ehrenamtliche Fahrer*innen oder Organisator*innen eines Fahrdienstes eine Aufwandsentschädigung erhalten, dann im Rahmen der Ehrenamtspauschale: Ehrenamtliche dürfen als Entschädigung für freiwillig geleistete Arbeit pro Jahr 720,00 Euro steuerfrei einnehmen und es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge darauf an.

Die Nachfrage bei den hauptamtlichen Koordinator*innen nach einer Aufwandsentschädigung von Seiten der Ehrenamtlichen steigt – gleichzeitig stellt sie für die Mehrzahl der Engagierten in den Fahrdiensten kein zentrales Motiv dar und wird von einigen sogar abgelehnt. Viele der ehrenamtlichen Fahrer*innen und Organisator*innen verstehen ihr Engagement in erster Linie als Dienst am Gemeinwohl und sehen es nicht als Möglichkeit für einen Zuverdienst. Es gilt daher die Zahlung einer Aufwandsentschädigung individuell abzuwägen und die Entscheidung unter Einbezug der Interessen der Ehrenamtlichen zu treffen.

Das Ehrenamt sollte den Engagierten in keinem Fall zusätzliche Kosten verursachen. Dadurch würden vor allem Menschen mit geringerem Einkommen belastet oder könnten es sich nicht leisten, das Ehrenamt auszuüben. Kosten für den Versicherungsschutz und ggf. den Personenbeförderungsschein sollten daher in jedem Fall abgedeckt werden. Wenn der Fahrdienst mit dem privaten PKW ausgeübt wird, sollten die Fahrer*innen eine Kilometerpauschale erhalten. Auch wenn Aktive sonstige Fahrt- oder Sachkosten haben, sollten sie diese erstattet bekommen – es sei denn, sie verzichten freiwillig darauf.

Kann ich mit den Ehrenamtlichen vereinbaren, dass die Aufwandsentschädigung an den Verein gespendet wird (eine sogenannte Rückspende)?

Ein Verein zahlt eine Ehrenamtspauschale und der Ehrenamtliche spendet diesen Betrag an den Verein. Grundsätzlich ist so ein Vorgehen möglich. Es müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein, die wesentlichen sind:

  • Die Vereinssatzung muss eine Aufwandsentschädigung grundsätzlich zulassen.
  • Der Aufwand des einzelnen Mitglieds muss tatsächlich entstanden und der Anspruch (vor Beginn der Tätigkeit) schriftlich fixiert sein.
  • Der Verein muss – unabhängig von der Rückspende – in der Lage sein, den Anspruch zu bezahlen.
  • Der Ehrenamtliche muss frei entscheiden können, ob er eine Rückspende leistet oder eine Auszahlung verlangt.
  • Der Ehrenamtliche muss eine Verzichtserklärung abgeben, die zeitnah zur Fälligkeit des Auszahlungsanspruchs erfolgt.

Eine Rückspende der Aufwandsentschädigung ist also grundsätzlich möglich, die Ehrenamtlichen können bzw. dürfen hierzu aber nicht verpflichtet werden.

Ausführlicher hierzu aus dem Auszug aus dem Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25.11.2014

Was können Kommunen tun, um ein bürgerschaftliches Angebot zu fördern?

Um die Attraktivität bürgerschaftlichen Engagements als Stadt oder Kommune zu fördern, können verschiedene Ansätze miteinander kombiniert werden.

Der ehrenamtliche Fahrdienst kann durch eine hauptamtliche Koordination unterstützt werden, die die Organisation sowie Planungs- und Verwaltungsaufgaben übernimmt. Ein/e hauptamtliche/r Ansprechpartner*in der Stadt- oder Kommunalverwaltung ermöglicht es den ehrenamtlichen Fahrer*innen und ggf. Organisator*innen, bei Fragen und Problemen schnell Unterstützung zu erhalten. Eine gute Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamt trägt dazu bei, dass der Fahrdienst reibungslos und dauerhaft funktionieren kann.

Die wichtigste Motivation für das Ehrenamt ist für die Engagierten das Gefühl, gebraucht zu werden. Neben dem direkten Ausdruck der Dankbarkeit durch Nutzer*innen der Fahrdienste kann die Kommune hier einen entscheidenden Beitrag leisten: Sie sollte den Ehrenamtlichen ihre Anerkennung für das geleistete Engagement öffentlich zeigen, beispielsweise durch die Verleihung eines Ehrenamtspreises oder die Würdigung bei öffentlichen Anlässen. Ebenfalls gerne eingesetzt, wird die Einladung der Ehrenamtlichen des Fahrdienstes zu einem gemeinsamen Essen (z.B. zu Weihnachten) einmal im Jahr. Auch die Bezahlung von Getränken für regelmäßige, interne Fahrdienstbesprechungen, wird gerne als wertschätzende Geste angenommen.

Partizipation und Mitbestimmung sind zentral für die Förderung von Engagement. Regelmäßige Treffen der ehrenamtlichen Fahrer*innen bieten ihnen Gelegenheit zum Austausch von Erfahrungen und Herausforderungen. Sie können Wünsche und Vorschläge gemeinsam diskutieren, formulieren und an die hauptamtlichen Koordinator*innen/Ansprechpartner*innen weitergeben, welche dann bei der Umsetzung von Lösungen unterstützen.

Kostenfreie Weiterbildungen wie Fahrtrainings oder Erste-Hilfe-Kurse sind für die ehrenamtlichen Fahrer*innen attraktiv, weil sie sich damit Kompetenzen aneignen können. Diese können neben dem Ehrenamt zudem im privaten Bereich nützlich sein und/oder im Berufsleben als Qualifikation dienen.

Den Fahrer*innen darf kein finanzieller Nachteil durch ihr Engagement entstehen. Anfallende Kosten, z.B. für Versicherungen, Parkscheine oder den Personenbeförderungsschein, sollten deshalb von der Stadt bzw. Kommune übernommen werden.

Die Kommunen unterstützen die ehrenamtlichen Fahrdienste zudem durch die Bereitstellung von Sachleistungen. Dies kann z.B. die Bereitstellung eines Büroraums für den Telefondienst und/oder eines Raumes für die regelmäßigen Dienstbesprechungen der Fahrerinnen und Fahrer beinhalten sowie die Bereitstellung von benötigtem Büromaterial, (Mobil-)Telefonen und Computern.  

In Baden-Württemberg gibt es zahlreiche Netzwerke und Verbände, in denen Kommunen teilnehmen können. Dort besteht die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch und Netzwerken, aber auch Partnerschaften und Kooperationen können geschlossen werden. Eine Übersicht über die wichtigsten kommunalen Netzwerke und Verbände des Landes Baden-Württemberg zu Ehrenamtlichen Engagement finden Sie auf der Seite des Sozialministeriums.