Organisation

Wie können Telefonanbieter dabei helfen, Ehrenamtlich zu entlasten?

Für viele Mitbürger ist die Erreichbarkeit via Ortsnetznummer nach wie vor sehr relevant. Einige Initiativen bekommen Unterstützung durch ihre Gemeinde, andere Gemeinschaftsverkehre nutzen die privaten Festnetznummern von Mit-Aktiven. Schwierigkeiten entstehen bei der Übernahme des Telefon-Services durch private Geräte vor allem dadurch, dass eine Übergabe der Aufgabe an andere Ehrenamtliche erschwert wird sowie eine Überlastungssituation durch die permanente Erreichbarkeit der Ehrenamtlichen durch die Fahrgäste entstehen kann.

Flexibler geht das mit nicht-privaten Nummern, die eindeutig dem Fahrdienst zugeordnet sind. Außerhalb der öffentlichen Telefonzeiten lassen sich diese einfach abschalten. Sie sind auch nicht an bestimmte Personen oder Haushalte gebunden. Meist funktioniert das ohne die Anschaffung neuer technischer Gerätschaften.

Eine Lösung dafür sind Ortsrufnummern, die man sich über Voice over IP (VoIP) Anbieter einrichten lassen. Die Erreichbarkeit solcher Telefonnummern ist zudem nicht mehr unbedingt an einzelne Telefonanschlüsse oder SIM-Karten in Mobiltelefonen gekoppelt, sondern ermöglichen auch die Einrichtung von Ortsrufnummern oder virtuellen Telefonanlagen mit Anrufbeantwortern und/oder Weiterleitungen auf beliebige Telefonnummer. So können die jeweils aktiven Mitglieder des Fahrdienstes leicht erreichbar bleiben und gleichzeitig entlastet werden.

In unserem Factsheet über die Telefondienste und -weiterleitung erfahren Sie mehr.

Kommunikation: Wie lässt sich der interne Austausch sinvoll organisieren?

In der Praxis der Fahrdienste hat sich die Kombination verschiedener interner Austauschweisen als effektiv erwiesen. Generell lässt sich festhalten, dass die ehrenamtlichen Fahrer*innen mit den Kommunikationsmedien und Austauschweisen gut zurechtkommen und sich damit wohl fühlen sollen. Eine regelmäßige Rücksprache über Zufriedenheit und Verbesserungsbedarf mit der (hauptamtlichen) Fahrdienstkoordination bietet sich an. Eine Umstellung der internen Kommunikationsweise sollte nur schrittweise und stets im Tempo und den persönlichen Möglichkeiten der (meist älteren) Ehrenamtlichen erfolgen. Vor allem im Hinblick auf die Digitalisierung der Kommunikation sollte zuvor das Feedback der Fahrer*innen eingeholt werden. Sechs Möglichkeiten haben wir für Sie zusammengestell:

  • Kommunikation per Telefon
    Die hauptamtliche oder ehrenamtliche Fahrdienstorganisation ist in einem Büro zu festen Zeiten per Telefon erreichbar. Die Nutzer*innen des Fahrdienstes melden dann ihre gewünschten Fahrtermine dort an. Die Fahrer*innen können die Fahrdienstorganisation telefonisch erreichen, Rücksprache zu Fahrterminen halten und auch angeben, wenn sie einen Fahrdienst z. B. krankheitsbedingt abgeben müssen. Mehr zum Thema, wie Telefonanbieter helfen können, Ehrenamtliche Organisator*innen zu entlasten, können Sie hier nachlesen.
  • Kommunikation vor Ort per (hand-)schriftlichem Fahrplan
    Es gibt einen (hand-)schriftlichen Fahrplan, welcher im Organisationsbüro einsehbar ist. Bei manchen Fahrdiensten übernehmen die ehrenamtlichen Fahrer*innen zu bestimmten Zeiten den Telefondienst im Büro. Wenn Fahrten von Nutzer*innen bei ihnen angemeldet werden, tragen sie diese im Büro handschriftlich in den Fahrplan ein. Die Fahrer*innen holen dann z. B. einen Tag vor ihrem Fahrdienst den schriftlichen Fahrplan für ihre Schicht im Büro ab.
  • E-Mail Kommunikation
    Die Kommunikation der Fahrdienstorganisation mit den Fahrer*innen läuft per E-Mail ab. Der Fahrplan wird beispielsweise monatlich durch die Fahrdienstorganisation per E-Mail versendet und über Urlaubszeiten, Krankheitsfälle etc. wird dieser durch die Fahrer*innen ebenfalls per E-Mail informiert.
  • Kommunikation im Online-Gruppenchat
    Ein Online-Gruppenchat (z. B. über What‘s-App) dient dazu, dass die Fahrer*innen kurzfristig Termine, beispielsweise aufgrund einer Krankheit, untereinander tauschen und schnell wichtige Informationen miteinander teilen können. So kann die Fahrdienstorganisation unter anderem kurzfristige Fahrtenanfragen in die Gruppe einstellen und erhält schnell eine Rückmeldung, ob ein/e Fahrer*in noch freie Kapazitäten hat. Mehr zum Thema Online Kommunikation für Vereine finden Sie auf den Seiten der Digitalen Nachbarschaft.
  • Nutzung einer Online-Cloud
    Die Fahrdienstorganisation stellt den Fahrplan in eine Cloud (z. B. Dropbox oder S.Rufmobil) ein, damit die ehrenamtlichen Fahrer*innen diesen online jederzeit und von überall abrufen können.
  • Regelmäßiger persönlicher Austausch
    Es finden regelmäßige Zusammenkünfte der ehrenamtlichen Fahrer*innen, z. B. in Form von monatlichen oder vierteljährlichen Stammtischen/Dienstbesprechungen, statt. Hier können sie sich über ihre Tätigkeit austauschen, Probleme ansprechen und Lösungsvorschläge diskutieren. Die Ergebnisse werden mit der hauptamtlichen Koordination/Ansprechperson rückgekoppelt. Diese Treffen bieten den Ehrenamtlichen die Möglichkeit für Beteiligung und Mitbestimmung an der Gestaltung des Fahrdienstes.

Mehr zur Planung und Organisation von Fahrten können Sie hier nachlesen.

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