Planung und Organisation

Wie kann ich die Fahrten und die Einsätze der Fahrer am besten planen?

Die Fahrtenplanung und die Einsatzplanung für das Fahrpersonal sind zunächst einmal zwei verschiedene Dinge: Die Fahrten- und die Einsatzplanung.

Die Fahrtenplanung meint die Planung der an einem Betriebstag jeweils zu absolvierenden Touren. Sie ist bei klassischen Bürgerbusverkehren einfach. Der Fahrplan bleibt über längere Zeit unverändert. Bei Bürgerrufautos und Bürgerfahrdiensten muss der Fahrplan für jeden Betriebstag neu erstellt werden. Für flexible Verkehre ist daher der Planungsaufwand höher. Es lohnt sich, dies nach Möglichkeit technisch zu unterstützen. Das vom Land in Auftrag gegebene Planungstool „S.RufMobil“ unterstützt insbesondere die Betreiber von Bürgerrufautos bei den verschiedenen Aufgaben der Auftragsannahme, Tourenplanung und Datenverwaltung. Alternativen sind:

  • handelsüblichen Routenplaner
  • Ein-/Aussteigen hinzuzurechnen
  • erforderliche Zeiten der verschiedenen Wege in einer Tabelle festhalten
  • Abgleich der Fahrpläne mit dem ÖPNV mittels Online-Fahrplanauskunft des örtlichen Verbundes bzw. die landesweite Fahrplanauskunft www.efa-bw.de an.

Bei der Einsatzplanung handelt es sich dagegen um das Besetzen der Dienste für jeden Einsatztag mit einem Fahrer oder einer Fahrerin. Die Verantwortung dafür sollte klar geregelt sein, z.B. bei einem „Betriebsleiter“ oder „Fahrerobmann“. Die Einsatzplanung erfolgt meist in größeren Abständen und für einen längeren Zeitraum im Voraus. Damit der Betrieb „rollt“, muss

  • sichergestellt sein, dass für jeden Dienst jemand eingeteilt ist, der das/die Fahrzeug/e fährt,
  • bei flexiblen Verkehren außerdem, dass zu jeder vorgesehenen Bestellzeit das Telefon für die Fahrtwunschannahme besetzt ist,
  • sowie für jeden Dienst jemand für kurzfristige Ausfälle als „Notfallvertretung“ bereitstehen.

Erfahren Sie mehr über die Planung von Fahrten und den Einsatz von Personal in dem Fact Sheet zum Download.

Wie können Telefonanbieter helfen, Ehrenamtliche zu entlasten?

Für viele Mitbürger ist die Erreichbarkeit via Ortsnetznummer nach wie vor sehr relevant. Einige Initiativen bekommen Unterstützung durch ihre Gemeinde, andere Gemeinschaftsverkehre nutzen die privaten Festnetznummern von Mit-Aktiven. Schwierigkeiten entstehen bei der Übernahme des Telefon-Services durch private Geräte vor allem dadurch, dass eine Übergabe der Aufgabe an andere Ehrenamtliche erschwert wird sowie eine Überlastungssituation durch die permanente Erreichbarkeit der Ehrenamtlichen durch die Fahrgäste entstehen kann.

Flexibler geht das mit nicht-privaten Nummern, die eindeutig dem Fahrdienst zugeordnet sind. Außerhalb der öffentlichen Telefonzeiten lassen sich diese einfach abschalten. Sie sind auch nicht an bestimmte Personen oder Haushalte gebunden. Meist funktioniert das ohne die Anschaffung neuer technischer Gerätschaften.

Eine Lösung dafür sind Ortsrufnummern, die man sich über Voice over IP (VoIP) Anbieter einrichten lassen. Die Erreichbarkeit solcher Telefonnummern ist zudem nicht mehr unbedingt an einzelne Telefonanschlüsse oder SIM-Karten in Mobiltelefonen gekoppelt, sondern ermöglichen auch die Einrichtung von Ortsrufnummern oder virtuellen Telefonanlagen mit Anrufbeantwortern und/oder Weiterleitungen auf beliebige Telefonnummer. So können die jeweils aktiven Mitglieder des Fahrdienstes leicht erreichbar bleiben und gleichzeitig entlastet werden.

In unserem Factsheet über die Telefondienste und -weiterleitung erfahren Sie mehr .

Wie können wir uns Hilfe bei der Angebotsplanung beschaffen?

Oft kann man mit Ortskenntnissen und dem Austausch mit lokalen Beteiligten schon ein ganz gutes Verständnis für Bedarf und mögliche Gestaltung entwickeln. Trotzdem kann es sinnvoll sein, externe professionelle Beratung hinzuzuziehen, um z.B. ein Konzept im Detail ausarbeiten zu lassen, eine Bedarfsanalyse zu machen oder die Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Bei der Planung eines Verkehrsangebots spielen verschiedene Themen eine Rolle, etwa

  • die räumliche Situation – wo sind wichtige Quellen und Ziele?
  • Mobilitätsbedürfnisse – derzeit erkennbare Nachfrage und weiteres Potenzial
  • Ressourcen (vor allem Personal und Geld) und deren bestmöglicher Einsatz
  • der Weg zur Umsetzung – Abstimmungen, Genehmigungen usw.

Eine Checkliste von Planungsfragen finden Sie auf S.34 - 35 im Bürgerbusleitfaden 2020.

Als „Käufer“ müssen Sie festlegen, was Sie genau erwerben möchten. Auch wenn bei Planungsaufgaben viele Fragen an jedem Ort wiederauftauchen, sind doch die Zusammenstellung im Detail, ihre Gewichtung, Bearbeitungszeit, Budget u.a. von Fall zu Fall verschieden. Daher braucht jeder solcher Auftrag eine sogenannte Leistungsbeschreibung, in der konkret festgehalten ist, was die zu erbringenden Arbeiten sein sollen. Sie bildet die Grundlage für die Angebotskalkulation. Achten Sie daher auf die wesentlichen Informationen und die Auslegung der Leistungsbeschreibung. Fehler oder Ungenauigkeiten können schnell zu Mehrkosten führen.

Außerdem ist ein solcher Einkauf ein wirtschaftlicher Vorgang. Im Kern geht es darum, mehrere Angebote einzuholen, diese zu bewerten und das „wirtschaftlichste“ auszuwählen. Vielfach werden solche Leistungen aus öffentlichen Kassen finanziert. Dann ist auch das für öffentliche Stellen vorgeschriebene Vergaberecht zu beachten. Dies betrifft bspw. auch Vereine, die über die Kommune finanziert werden. Bei Förderprojekten sind die jeweiligen Vergaberichtlinien zu beachten. Privatwirtschaftlich organisierte Initiativen betrifft die öffentliche Auftragsvergabe nicht, sofern diese nicht über Fördermittel der öffentlichen Hand verfügen. Prüfen Sie daher bitte vorab, welcher Rechtsform Ihr Verein/Ihre Institution unterliegt.

Im Wesentlichen hängen die dem Vergaberecht verbundenen Anforderungen vom Wert des Auftrags ab. Konkrete Grenzen zu benennen ist diesem Zusammenhang schwer, da die jeweiligen Anforderungen immer orts- und situationsabhängig sind. Daher sollten Anforderungen der Vergabe mit der kommunalen Vergabestelle geklärt werden.

Mehr Informationen zu den allgemeinen Grundsätze der öffentlichen Auftragsvergabe finden Sie auf den Seiten des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau Baden-Württemberg und dem Service-Portal des Landes Baden-Württemberg.

Kann unser Bürgerbus oder Bürgerfahrdienst auch in die elektronische Fahrplanauskunft aufgenommen werden?

Für Fahrgäste von kommerziell betriebenen Bussen und Bahnen ist es selbstverständlich, jederzeit Fahrplaninformationen auf dem Smartphone abrufen zu können. Ehrenamtlich geführten Bürgerbusvereinen ist es bislang nicht ohne weiteres möglich, diesen Service anzubieten. Ihnen fehlen die finanziellen und technischen Mittel, um ihre Daten für digitale Auskunftssysteme aufbereiten zu können. Dadurch sind die Verkehre in der elektronischen Fahrplanauskunft (EFA) nicht zu finden. Aus diesem Grund ist die Nutzung solcher Angebote nicht so attraktiv, wie bei herkömmlichen Anbietern, da sich die Planung solcher Fahrten schwieriger gestaltet.

In Baden-Württemberg ist die NVBW für das Sammeln und Aufbereiten von Fahrplandaten zuständig. Die Daten werden zuvor bei den Verkehrsunternehmen und Verbünden im Land erfasst und in die erforderlichen Datenformate überführt. Bürgerbusbetreiber können sich daher für die Erfassung ihrer Fahrplandaten an den örtlichen Verkehrsverbund wenden.

Im Zuge des Projekts „Fahrplan- und Echtzeitdaten für ehrenamtlich organisierte Verkehre“ (FEeoV): erstellt die NVBW derzeit mit ihren Partnern ein IT-Tool, mit dem die EFA-gerechte Erfassung der nötigen Daten einfach vor Ort möglich werden soll.  Geplant ist, dass das Tool Mitte des Jahres 2020 einsatzbereit ist. Für weitere Informationen kommen Sie dann gern auf uns zu.

Für flexible Verkehre ohne festen Fahrplan und Haltestellen (wie Bürgerrufautos) ist eine durchgehende Fahrplanauskunft derzeit noch nicht möglich. Dieses Problem betrifft jedoch auch andere Verkehre bundesweit. Hierzu werden in separaten Entwicklungsprojekten Lösungen erarbeitet.

Gemeinschaftsverkehre nach dem Modell des sozialen oder Pkw-Bürgerfahrdienstes richten sich nur an bestimmte Gruppen. Daher ist eine Aufnahme in die Fahrplanauskunft für die Allgemeinheit nicht sinnvoll.

Zur Information über die Gemeinschaftsverkehre im Land steht Ihnen die Landkarte auf dieser Seite zur Verfügung. Hier nehmen wir gerne Ihr bürgerschaftliches Angebot auf, wenn es sich in eine der Angebotsformen einordnen lässt. Über einen Link zur Seite des jeweiligen Anbieters des Fahrangebotes erhalten Sie dann weitere Auskünfte zur Benutzung.

Kooperationen Fahrdienst-Carsharing

Die meisten Autos werden nur für eine bis wenige Stunden pro Tag wirklich genutzt. Grundidee des Carsharing ist es, Fahrzeuge durch eine gemeinsame Nutzung besser auszulasten. Damit werden Kosten und Ressourcen gespart. Carsharing hat seinen Ursprung im privaten Bereich, aber auch Firmen, Kommunen und andere Organisationen können es nutzen. Dies ist besonders in ländlichen Räumen interessant, wo allein durch private Nutzung keine ausreichende Wirtschaftlichkeit gegeben ist.

Auch Fahrdienste können vom Carsharing profitieren, wenn ihr Angebot (noch) nicht umfangreich genug ist, um die Anschaffung eines eigenen Autos zu rechtfertigen. Die regelmäßige Nutzung durch einen Fahrdienst kann sogar der entscheidende Baustein sein, um ein Carsharing-Angebot auf dem Land wirtschaftlich zu machen. Dabei gibt es zwei wesentliche Modelle:

  • Der Fahrdienst wird zu festen Zeiten angeboten, während derer das Auto für andere Buchungen gesperrt ist.
  • Es gibt keine festen Zeiten, so dass bei jeder Fahrtanfrage geprüft werden muss, ob das Auto tatsächlich verfügbar ist.

Die zweite Option lässt allen Beteiligten mehr Flexibilität, erfordert aber auch mehr Kompromissbereitschaft und Koordination – es besteht keine Garantie, dass Fahrten zu den gewünschten Zeiten stattfinden können. Der Betreiber des Fahrdienstes (z.B. Verein) ist außerdem die „Schnittstelle“ zum Carsharing-Anbieter und muss die weiteren organisatorischen und formalen Fragen mit diesem klären.

Es gibt verschiedene Modelle für Trägerschaft und Aufgabenverteilung. Je nachdem, welche Konditionen vorab festgelegt und verhandelt wurden, kann das Auto für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Neben der Gemeinde oder einem Verein können auch Privatpersonen oder Unternehmen Träger sein. Bei einem Verein hingegen kann die Nutzung auf Vereinsmitglieder beschränkt sein. Ein Beispiel aus dem Raum Baden-Württemberg ist das Renninger Modell. Dort wird auf das Carsharing-Auto der Bürgerstiftung Renninger Agenda 21 zurückgegriffen. Die Kosten werden von der Stiftung übernommen.

Ausführliche Informationen finden Sie in dem für Schleswig-Holstein erstellten „Leitfaden für elektromobiles Carsharing im ländlichen Raum“. Auch in Baden-Württemberg nutzen verschiedene Dienste Carsharing-Fahrzeuge, wobei sowohl elektrische als auch Verbrennermodelle zum Einsatz kommen.

Kommunikation: Wie lässt sich der interne Austausch sinnvoll organisieren?

In der Praxis der Fahrdienste hat sich die Kombination verschiedener interner Austauschweisen als effektiv erwiesen. Generell lässt sich festhalten, dass die ehrenamtlichen Fahrer*innen mit den Kommunikationsmedien und Austauschweisen gut zurechtkommen und sich damit wohl fühlen sollen. Eine regelmäßige Rücksprache über Zufriedenheit und Verbesserungsbedarf mit der (hauptamtlichen) Fahrdienstkoordination bietet sich an. Eine Umstellung der internen Kommunikationsweise sollte nur schrittweise und stets im Tempo und den persönlichen Möglichkeiten der (meist älteren) Ehrenamtlichen erfolgen. Vor allem im Hinblick auf die Digitalisierung der Kommunikation sollte zuvor das Feedback der Fahrer*innen eingeholt werden. Sechs Möglichkeiten haben wir für Sie zusammengestell:

  • Kommunikation per Telefon
    Die hauptamtliche oder ehrenamtliche Fahrdienstorganisation ist in einem Büro zu festen Zeiten per Telefon erreichbar. Die Nutzer*innen des Fahrdienstes melden dann ihre gewünschten Fahrtermine dort an. Die Fahrer*innen können die Fahrdienstorganisation telefonisch erreichen, Rücksprache zu Fahrterminen halten und auch angeben, wenn sie einen Fahrdienst z. B. krankheitsbedingt abgeben müssen. Mehr zum Thema, wie Telefonanbieter helfen können, Ehrenamtliche Organisator*innen zu entlasten, können Sie hier nachlesen.
  • Kommunikation vor Ort per (hand-)schriftlichem Fahrplan
    Es gibt einen (hand-)schriftlichen Fahrplan, welcher im Organisationsbüro einsehbar ist. Bei manchen Fahrdiensten übernehmen die ehrenamtlichen Fahrer*innen zu bestimmten Zeiten den Telefondienst im Büro. Wenn Fahrten von Nutzer*innen bei ihnen angemeldet werden, tragen sie diese im Büro handschriftlich in den Fahrplan ein. Die Fahrer*innen holen dann z. B. einen Tag vor ihrem Fahrdienst den schriftlichen Fahrplan für ihre Schicht im Büro ab.
  • E-Mail Kommunikation
    Die Kommunikation der Fahrdienstorganisation mit den Fahrer*innen läuft per E-Mail ab. Der Fahrplan wird beispielsweise monatlich durch die Fahrdienstorganisation per E-Mail versendet und über Urlaubszeiten, Krankheitsfälle etc. wird dieser durch die Fahrer*innen ebenfalls per E-Mail informiert.
  • Kommunikation im Online-Gruppenchat
    Ein Online-Gruppenchat (z. B. über What‘s-App) dient dazu, dass die Fahrer*innen kurzfristig Termine, beispielsweise aufgrund einer Krankheit, untereinander tauschen und schnell wichtige Informationen miteinander teilen können. So kann die Fahrdienstorganisation unter anderem kurzfristige Fahrtenanfragen in die Gruppe einstellen und erhält schnell eine Rückmeldung, ob ein/e Fahrer*in noch freie Kapazitäten hat. Mehr zum Thema Online Kommunikation für Vereine finden Sie auf den Seiten der Digitalen Nachbarschaft.
  • Nutzung einer Online-Cloud
    Die Fahrdienstorganisation stellt den Fahrplan in eine Cloud (z. B. Dropbox oder S.Rufmobil) ein, damit die ehrenamtlichen Fahrer*innen diesen online jederzeit und von überall abrufen können.
  • Regelmäßiger persönlicher Austausch
    Es finden regelmäßige Zusammenkünfte der ehrenamtlichen Fahrer*innen, z. B. in Form von monatlichen oder vierteljährlichen Stammtischen/Dienstbesprechungen, statt. Hier können sie sich über ihre Tätigkeit austauschen, Probleme ansprechen und Lösungsvorschläge diskutieren. Die Ergebnisse werden mit der hauptamtlichen Koordination/Ansprechperson rückgekoppelt. Diese Treffen bieten den Ehrenamtlichen die Möglichkeit für Beteiligung und Mitbestimmung an der Gestaltung des Fahrdienstes.

Mehr zur Planung und Organisation von Fahrten können Sie hier nachlesen.

Weitere externe Links:

Darf ich über Gemeindegrenzen hinaus fahren?

Im Prinzip ja. Leitlinie der Angebotsgestaltung muss sein, Verkehrsbedürfnisse sinnvoll zu bedienen. Aus funktionaler Sicht ist es nicht sinnvoll, das Bedienungsgebiet nur nach politischen Grenzen festzulegen, da die Verkehrsbeziehungen oft darüber hinwegreichen.

Die Orientierung an politischen Grenzen ist zum Beispiel nicht zweckmäßig, wenn ein wichtiges Einkaufszentrum oder der nächste Bahnhof jenseits der Grenze gelegen sind.

Ein Gemeinschaftsverkehr unterliegt je nach Angebotsform unterschiedlichen formalen Anforderungen. Wenn es sich um einen Verkehr mit einer Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz handelt, ist eine Abstimmung mit den Inhabern der sonstigen Genehmigungen (Buslinien) im geplanten Verkehrsgebiet zwingen erforderlich. Diese orientieren sich jedoch vor allem an den Verkehrsbeziehungen, nicht an Gemeindegrenzen.

Außerdem ist zu bedenken, dass nur eine begrenzte Zahl Fahrzeuge und Fahrpersonal zur Verfügung steht. Längere Fahrten binden diese Kapazitäten stärker als kürzere und können dazu führen, dass vor Ort öfter als nötig Anfragen nicht erfüllt werden können. Auch dies ist jedoch nicht direkt eine Frage administrativer Grenzen.

Eine Begrenzung des Fahrzeugeinsatzes bzw. Angebots auf ein bestimmtes Gebiet kann höchstens durch Auflagen im Rahmen eines Förderprogramms oder Ähnliches entstehen. Dies muss im Einzelfall anhand der Bedingungen des Programms überprüft werden.

Trotzdem entstehen viele Gemeinschaftsverkehre auf der kommunalen Ebene, da hier genug Mitwirkende gewonnen werden können. Die Aufgaben, welche im Zusammenhang mit dem Verkehrsangebot entstehen, sind für ehrenamtliche Initiativen noch überschaubar. Dies hat jedoch mit der Frage „wo darf ich fahren?“ nichts zu tun.

Was ist zu beachten, damit der Bürgerbus trotz Corona-Krise wieder fahren darf?

Damit Bürgerbusse wieder fahren können, ohne das sich Fahrerinnen und Fahrer sowie Fahrgäste anstecken, ist die aus dem öffentlichen Verkehr und anderen Bereichen bekannte „Maskenpflicht“ einzuhalten (Pflicht zum Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung, §3 (1) CoronaVO). Für Bürgerbusse und andere Gemeinschaftsverkehre bedeutet dies: Die Mund-Nasen-Bedeckung ist während der Fahrt und an Haltestellen zu tragen.

Der Landesverband proBürgerBus Baden-Württemberg macht zudem folgende Hygiene-Empfehlungen, um Ansteckungsrisiken zu verringern:

  • Um von Infektionsrisiko durch die Fahrgeldübergabe zu minimieren, sollen die alle Fahrgäste gebeten werden, den Fahrpreis passend bereit zu halten. Er sollte angesichts der kurzen Überlebenszeit des Virus in der Umwelt kontaktfrei gezahlt werden. Dies kann z.B. schon durch das Anbringen von einfachen Kassen (Körbchen, Sparschweine u.ä.) geschehen.
  • Fahrscheine sollten bis auf weiteres nicht ausgegeben werden.
  •  Hilfestellungen beim Ein-/Aussteigen oder Verladen von Rollatoren sollten nicht mehr angeboten werden.
  • Sofern technisch vorhanden, sollten Lüfter im Fahrgastraum auf Abluft gestellt werden und ständig in Betrieb sein. Sofern Fenster vorhanden sind, sollten diese so geöffnet sein, dass eine ständige Entlüftung möglichst zugfrei erfolgt.
  • Zu Beginn jeder Fahrschicht sollen Lenkrad, Schalthebel, Tastaturen, Haltegriffe und Haltestangen gereinigt werden. Die Sitze sollten einmal wöchentlich mit Seifenlauge gereinigt werden.
  • In den Fahrzeugen sollte auf die genannten Hygieneanforderungen und Serviceeinschränkungen durch Aushang hingewiesen werden, ebenso regelmäßig in den örtlichen Mitteilungsblättern.

Bürgerbusverkehre mit einer Liniengenehmigung nach PBefG sollten sich außerdem mit der Genehmigungsbehörde und ihrem Verkehrsunternehmen abstimmen.
 
Die NVBW hat in einem umfassenden Corona-Factsheet Tipps zusammengefasst, die dabei helfen Ansteckungen in Bürgerbussen und anderen Gemeinschaftsverkehren zu vermeiden. Zudem finden sich in dem Faktenblatt die wichtigsten Regeln, die aus der überarbeiteten Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg (CoronaVO) hervorgehen, die seit dem 1. Juli 2020 gilt.