Planung und Organisation

Wie kann ich die Fahrten und die Einsätze der Fahrer am besten planen?

Die Fahrtenplanung und die Einsatzplanung für das Fahrpersonal sind zunächst einmal zwei verschiedene Dinge: Die Fahrten- und die Einsatzplanung.

Die Fahrtenplanung meint die Planung der an einem Betriebstag jeweils zu absolvierenden Touren. Sie ist bei klassischen Bürgerbusverkehren einfach. Der Fahrplan bleibt über längere Zeit unverändert. Bei Bürgerrufautos und Bürgerfahrdiensten muss der Fahrplan für jeden Betriebstag neu erstellt werden. Für flexible Verkehre ist daher der Planungsaufwand höher. Es lohnt sich, dies nach Möglichkeit technisch zu unterstützen. Das vom Land in Auftrag gegebene Planungstool „S.RufMobil“ unterstützt insbesondere die Betreiber von Bürgerrufautos bei den verschiedenen Aufgaben der Auftragsannahme, Tourenplanung und Datenverwaltung. Alternativen sind:

  • handelsüblichen Routenplaner
  • Ein-/Aussteigen hinzuzurechnen
  • erforderliche Zeiten der verschiedenen Wege in einer Tabelle festhalten
  • Abgleich der Fahrpläne mit dem ÖPNV mittels Online-Fahrplanauskunft des örtlichen Verbundes bzw. die landesweite Fahrplanauskunft www.efa-bw.de an.

Bei der Einsatzplanung handelt es sich dagegen um das Besetzen der Dienste für jeden Einsatztag mit einem Fahrer oder einer Fahrerin. Die Verantwortung dafür sollte klar geregelt sein, z.B. bei einem „Betriebsleiter“ oder „Fahrerobmann“. Die Einsatzplanung erfolgt meist in größeren Abständen und für einen längeren Zeitraum im Voraus. Damit der Betrieb „rollt“, muss

  • sichergestellt sein, dass für jeden Dienst jemand eingeteilt ist, der das/die Fahrzeug/e fährt,
  • bei flexiblen Verkehren außerdem, dass zu jeder vorgesehenen Bestellzeit das Telefon für die Fahrtwunschannahme besetzt ist,
  • sowie für jeden Dienst jemand für kurzfristige Ausfälle als „Notfallvertretung“ bereitstehen.

Erfahren Sie mehr über die Planung von Fahrten und den Einsatz von Personal in dem Fact Sheet zum Download.

Wie können Telefonanbieter helfen, Ehrenamtliche zu entlasten?

Für viele Mitbürger ist die Erreichbarkeit via Ortsnetznummer nach wie vor sehr relevant. Einige Initiativen bekommen Unterstützung durch ihre Gemeinde, andere Gemeinschaftsverkehre nutzen die privaten Festnetznummern von Mit-Aktiven. Schwierigkeiten entstehen bei der Übernahme des Telefon-Services durch private Geräte vor allem dadurch, dass eine Übergabe der Aufgabe an andere Ehrenamtliche erschwert wird sowie eine Überlastungssituation durch die permanente Erreichbarkeit der Ehrenamtlichen durch die Fahrgäste entstehen kann.

Flexibler geht das mit nicht-privaten Nummern, die eindeutig dem Fahrdienst zugeordnet sind. Außerhalb der öffentlichen Telefonzeiten lassen sich diese einfach abschalten. Sie sind auch nicht an bestimmte Personen oder Haushalte gebunden. Meist funktioniert das ohne die Anschaffung neuer technischer Gerätschaften.

Eine Lösung dafür sind Ortsrufnummern, die man sich über Voice over IP (VoIP) Anbieter einrichten lassen. Die Erreichbarkeit solcher Telefonnummern ist zudem nicht mehr unbedingt an einzelne Telefonanschlüsse oder SIM-Karten in Mobiltelefonen gekoppelt, sondern ermöglichen auch die Einrichtung von Ortsrufnummern oder virtuellen Telefonanlagen mit Anrufbeantwortern und/oder Weiterleitungen auf beliebige Telefonnummer. So können die jeweils aktiven Mitglieder des Fahrdienstes leicht erreichbar bleiben und gleichzeitig entlastet werden.

In unserem Factsheet über die Telefondienste und -weiterleitung erfahren Sie mehr .

Wie können wir uns Hilfe bei der Angebotsplanung beschaffen?

Oft kann man mit Ortskenntnissen und dem Austausch mit lokalen Beteiligten schon ein ganz gutes Verständnis für Bedarf und mögliche Gestaltung entwickeln. Trotzdem kann es sinnvoll sein, externe professionelle Beratung hinzuzuziehen, um z.B. ein Konzept im Detail ausarbeiten zu lassen, eine Bedarfsanalyse zu machen oder die Wirtschaftlichkeit zu bewerten. Bei der Planung eines Verkehrsangebots spielen verschiedene Themen eine Rolle, etwa

  • die räumliche Situation – wo sind wichtige Quellen und Ziele?
  • Mobilitätsbedürfnisse – derzeit erkennbare Nachfrage und weiteres Potenzial
  • Ressourcen (vor allem Personal und Geld) und deren bestmöglicher Einsatz
  • der Weg zur Umsetzung – Abstimmungen, Genehmigungen usw.

Eine Checkliste von Planungsfragen finden Sie auf S.34 - 35 im Bürgerbusleitfaden 2020.

Als „Käufer“ müssen Sie festlegen, was Sie genau erwerben möchten. Auch wenn bei Planungsaufgaben viele Fragen an jedem Ort wiederauftauchen, sind doch die Zusammenstellung im Detail, ihre Gewichtung, Bearbeitungszeit, Budget u.a. von Fall zu Fall verschieden. Daher braucht jeder solcher Auftrag eine sogenannte Leistungsbeschreibung, in der konkret festgehalten ist, was die zu erbringenden Arbeiten sein sollen. Sie bildet die Grundlage für die Angebotskalkulation. Achten Sie daher auf die wesentlichen Informationen und die Auslegung der Leistungsbeschreibung. Fehler oder Ungenauigkeiten können schnell zu Mehrkosten führen.

Außerdem ist ein solcher Einkauf ein wirtschaftlicher Vorgang. Im Kern geht es darum, mehrere Angebote einzuholen, diese zu bewerten und das „wirtschaftlichste“ auszuwählen. Vielfach werden solche Leistungen aus öffentlichen Kassen finanziert. Dann ist auch das für öffentliche Stellen vorgeschriebene Vergaberecht zu beachten. Dies betrifft bspw. auch Vereine, die über die Kommune finanziert werden. Bei Förderprojekten sind die jeweiligen Vergaberichtlinien zu beachten. Privatwirtschaftlich organisierte Initiativen betrifft die öffentliche Auftragsvergabe nicht, sofern diese nicht über Fördermittel der öffentlichen Hand verfügen. Prüfen Sie daher bitte vorab, welcher Rechtsform Ihr Verein/Ihre Institution unterliegt.

Im Wesentlichen hängen die dem Vergaberecht verbundenen Anforderungen vom Wert des Auftrags ab. Konkrete Grenzen zu benennen ist diesem Zusammenhang schwer, da die jeweiligen Anforderungen immer orts- und situationsabhängig sind. Daher sollten Anforderungen der Vergabe mit der kommunalen Vergabestelle geklärt werden.

Mehr Informationen zu den allgemeinen Grundsätze der öffentlichen Auftragsvergabe finden Sie auf den Seiten des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau Baden-Württemberg und dem Service-Portal des Landes Baden-Württemberg.

Kann unser Bürgerbus oder Bürgerfahrdienst auch in die elektronische Fahrplanauskunft aufgenommen werden?

Für Fahrgäste von kommerziell betriebenen Bussen und Bahnen ist es selbstverständlich, jederzeit Fahrplaninformationen auf dem Smartphone abrufen zu können. Ehrenamtlich geführten Bürgerbusvereinen ist es bislang nicht ohne weiteres möglich, diesen Service anzubieten. Ihnen fehlen die finanziellen und technischen Mittel, um ihre Daten für digitale Auskunftssysteme aufbereiten zu können. Dadurch sind die Verkehre in der elektronischen Fahrplanauskunft (EFA) nicht zu finden. Aus diesem Grund ist die Nutzung solcher Angebote nicht so attraktiv, wie bei herkömmlichen Anbietern, da sich die Planung solcher Fahrten schwieriger gestaltet.

In Baden-Württemberg ist die NVBW für das Sammeln und Aufbereiten von Fahrplandaten zuständig. Die Daten werden zuvor bei den Verkehrsunternehmen und Verbünden im Land erfasst und in die erforderlichen Datenformate überführt. Bürgerbusbetreiber können sich daher für die Erfassung ihrer Fahrplandaten an den örtlichen Verkehrsverbund wenden.

Im Zuge des Projekts „Fahrplan- und Echtzeitdaten für ehrenamtlich organisierte Verkehre“ (FEeoV): erstellt die NVBW derzeit mit ihren Partnern ein IT-Tool, mit dem die EFA-gerechte Erfassung der nötigen Daten einfach vor Ort möglich werden soll.  Geplant ist, dass das Tool Mitte des Jahres 2020 einsatzbereit ist. Für weitere Informationen kommen Sie dann gern auf uns zu.

Für flexible Verkehre ohne festen Fahrplan und Haltestellen (wie Bürgerrufautos) ist eine durchgehende Fahrplanauskunft derzeit noch nicht möglich. Dieses Problem betrifft jedoch auch andere Verkehre bundesweit. Hierzu werden in separaten Entwicklungsprojekten Lösungen erarbeitet.

Gemeinschaftsverkehre nach dem Modell des sozialen oder Pkw-Bürgerfahrdienstes richten sich nur an bestimmte Gruppen. Daher ist eine Aufnahme in die Fahrplanauskunft für die Allgemeinheit nicht sinnvoll.

Zur Information über die Gemeinschaftsverkehre im Land steht Ihnen die Landkarte auf dieser Seite zur Verfügung. Hier nehmen wir gerne Ihr bürgerschaftliches Angebot auf, wenn es sich in eine der Angebotsformen einordnen lässt. Über einen Link zur Seite des jeweiligen Anbieters des Fahrangebotes erhalten Sie dann weitere Auskünfte zur Benutzung.

Darf ich über Gemeindegrenzen hinaus fahren?

Im Prinzip ja. Leitlinie der Angebotsgestaltung muss sein, Verkehrsbedürfnisse sinnvoll zu bedienen. Aus funktionaler Sicht ist es nicht sinnvoll, das Bedienungsgebiet nur nach politischen Grenzen festzulegen, da die Verkehrsbeziehungen oft darüber hinwegreichen.

Die Orientierung an politischen Grenzen ist zum Beispiel nicht zweckmäßig, wenn ein wichtiges Einkaufszentrum oder der nächste Bahnhof jenseits der Grenze gelegen sind.

Ein Gemeinschaftsverkehr unterliegt je nach Angebotsform unterschiedlichen formalen Anforderungen. Wenn es sich um einen Verkehr mit einer Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz handelt, ist eine Abstimmung mit den Inhabern der sonstigen Genehmigungen (Buslinien) im geplanten Verkehrsgebiet zwingen erforderlich. Diese orientieren sich jedoch vor allem an den Verkehrsbeziehungen, nicht an Gemeindegrenzen.

Außerdem ist zu bedenken, dass nur eine begrenzte Zahl Fahrzeuge und Fahrpersonal zur Verfügung steht. Längere Fahrten binden diese Kapazitäten stärker als kürzere und können dazu führen, dass vor Ort öfter als nötig Anfragen nicht erfüllt werden können. Auch dies ist jedoch nicht direkt eine Frage administrativer Grenzen.

Eine Begrenzung des Fahrzeugeinsatzes bzw. Angebots auf ein bestimmtes Gebiet kann höchstens durch Auflagen im Rahmen eines Förderprogramms oder Ähnliches entstehen. Dies muss im Einzelfall anhand der Bedingungen des Programms überprüft werden.

Trotzdem entstehen viele Gemeinschaftsverkehre auf der kommunalen Ebene, da hier genug Mitwirkende gewonnen werden können. Die Aufgaben, welche im Zusammenhang mit dem Verkehrsangebot entstehen, sind für ehrenamtliche Initiativen noch überschaubar. Dies hat jedoch mit der Frage „wo darf ich fahren?“ nichts zu tun.